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Ein ganz normaler Arbeitsplatz im Frühjahr 2020: Wenn der Blick vom Bildschirm abschweift, fällt er auf die eigenen Wohnzimmermöbel und auf das Holzspielzeug der Kinder, mit dem die ganze Familie gestern Abend so viel Spaß hatte. In der Luft liegt noch ein Hauch von Sauce Bolognese, die es zum Mittagessen gab. Und statt Kollegen klingelt der Paketbote an der Tür. Oder die Waschmaschine tutet, um daran zu erinnern, dass die sauberen Teile aufgehangen werden wollen.

So oder so ähnlich sah die Arbeitsumgebung der meisten Angestellten in den letzten Wochen aus: Homeoffice. Viele Unternehmen haben bereits angekündigt, dieses Modell ganz oder teilweise fortsetzen zu wollen – mit oder ohne Pandemie. Homeoffice spart Zeit und Büroraum, schont das Klima und erlaubt eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Mitarbeiter schätzen außerdem die Möglichkeit einer relativ freien Zeiteinteilung gemäß dem eigenen Biorhythmus.

Kommunikation von Blase zu Blase

Aber was macht das Modell „Homeoffice“ mit der Kommunikation im Team? Wie gut versteht man sich, wenn jedes Team-Mitglied in seiner eigenen „Blase“ lebt? Wenn Gespräche mit Chef oder Kollegen nur kleine Inseln im Alltag sind und dabei nonverbale Kommunikation eingeschränkt oder gar unsichtbar ist?

Ein Team, dessen Mitglieder sich an verschiedenen Orten befinden und digital miteinander kommunizieren, ist ein „virtuelles Team“. Studien haben gezeigt: Eine wesentliche Voraussetzung für die erfolgreiche Zusammenarbeit von virtuellen Teams ist gegenseitiges Vertrauen. Gleichzeitig ist es jedoch gerade unter den Arbeitsbedingungen von virtuellen Teams besonders schwierig, Vertrauen herzustellen und zu bewahren. Das verschärft sich noch, wenn ein Team sich gar nicht aus dem analogen Leben kennt, sondern sich direkt online neu formiert.

… Vertrauen ist besser: Missverständnissen den Nährboden entziehen 

Bei der Kommunikation von Homeoffice zu Homeoffice kommt es leichter zu Missverständnissen und diese halten sich hartnäckiger als im gemeinsamen Büro. Im Firmengebäude läuft man sich dauernd über den Weg, erleben sich die Teammitglieder immer wieder von neuen Seiten. Und wenn man gemeinsam vor der Kaffeemaschine wartet, löst sich auch die eine oder andere böse Vermutung in Dampf auf.

Wenn sich Missverständnisse jedoch nicht auflösen, führen sie zu Ärger und Ablehnung. Im Team kann das zur Folge haben, dass sich Mitarbeiter zurückziehen und ihre Motivation verlieren. Die Kooperationsbereitschaft sinkt und nicht selten gipfelt die Entwicklung in handfesten Konflikten. 

Was können Sie also tun, um Missverständnissen den Nährboden zu entziehen und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in virtuellen Teams zu sichern?

1. Sorgen Sie für regelmäßige, sorgfältig moderierte digitale Meetings

Besser als viele spontane Video-Calls mit Teammitgliedern in unterschiedlicher Besetzung ist ein tägliches Video-Meeting zu einer festen Zeit mit dem ganzen Team. So erhalten alle einen Überblick über die aktuelle Lage und fühlen sich den Kolleginnen und Kollegen auch emotional verbunden. Vorausgesetzt, das Meeting wird umsichtig moderiert bzw. überhaupt moderiert! Ohne unmittelbaren Blickkontakt und mit limitierter Körpersprache ist es zum Beispiel schwieriger, den passenden Moment für eigene Gesprächsbeiträge zu finden. Deshalb brauchen Video-Meetings mit mehr als vier Teilnehmern unbedingt einen Moderator, der das virtuelle Treffen inhaltlich vorbereitet und darauf achtet, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen.

2. Beachten Sie den „Video-Meeting-Knigge“

So banal wie wichtig: Schalten Sie bei einem Video-Meeting oder einem Video-Call unbedingt immer die Kamera ein! Wenn statt der realen, lebendigen Person nur ein schwarzes Quadrat mit einem Icon auftaucht, wirkt das auf andere Teilnehmer unfreundlich und abweisend. Zeigen Sie sich stattdessen in angemessener Kleidung in einer aufgeräumten Umgebung mit persönlicher Note. Was heißt das? Der Dresscode fürs Homeoffice lautet keineswegs „Homewear“! Schlabberlook kann von Gesprächspartnern leicht mit einer allzu nachlässigen Arbeitshaltung gleichgesetzt werden. Zu formale Kleidung im Home-Office wirkt hingegen unglaubwürdig und steif. Passend ist „Smart Casual“. Das Arbeitsplatzumfeld, das von der Kamera noch erfasst wird, sollte ruhig, aber nicht kahl wirken. Persönliche Gegenstände oder Bilder werden von Gesprächspartnern vielfach als angenehm und beziehungsstärkend empfunden. Aber fragen Sie sich bei der Gestaltung Ihres Settings vorher unbedingt, welche Geschichte es über Sie erzählt.

3. Geben Sie reichlich Feedback

In Video-Meetings sind die Reaktionen der einzelnen Teilnehmer, die sich alle gegenseitig nur in einem kleinen Fenster sehen, schwer abzuschätzen. Eine Vertrauen stärkende Maßnahme ist da direktes, explizites Feedback. Vor allem Zustimmung sollten Sie auch ungefragt und immer verbal äußern.

4. Hinterfragen Sie Ihre Interpretationen

Wenn von Homeoffice zu Homeoffice bruchstückhafte Informationen übermittelt werden, dann haben Interpretationen Hochkunjunktur! Es ist eine typisch menschliche Eigenschaft, sich auch auf Bruchstücke einen „Reim“ zu machen und dann fest daran zu glauben. Oft handelt es sich bei dem „Reim“ um negative Interpretationen, also Unterstellungen anderen Menschen gegenüber. Wenn Sie solche Gedanken bei sich feststellen, fragen Sie sich immer: Kann ich das wissen? Oder gibt es für das Verhalten meines Gesprächspartners auch andere Erklärungen? So hindern Sie Missverständnisse an ihrer Entstehung und vermeiden ihre Team-zersetzenden Folgen gleich mit.

Sensibilisieren Sie sich und und Ihre Mitarbeiter für die besonderen Arbeitsbedingungen in virtuellen Teams. Ich biete Ihnen dazu einen maßgeschneiderten Workshop, wahlweise als Online- oder Präsenztraining. Sprechen Sie mich an.

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